Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych...
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Czy zaświadczenie o zarobkach wymaga zgody pracownika?

Aneta Kułakowska05 października 2018Komentarze (0)

Jeśli w swoich spółkach zatrudniacie pracowników to zapewne zdarza się, że wnioskują oni o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu. Albo zaświadczenia o zatrudnieniu  i zarobkach. Jak zwał tak zwał.

Jak często zdarza Wam się zastanawiać czy czynność, którą wykonujecie z danymi osobowymi jest zgodna z Rodo? Domyślam się, że coraz częściej. Z rozmów z Klientami wiem, że pracownicy działów kadr i płac mają najwięcej wątpliwości w stosowaniu Rodo w swojej pracy. Stąd powtarzające się pytanie chociażby o to czy zaświadczenie o zarobkach wymaga zgody pracownika.

 

Czy zaświadczenie o zarobkach wymaga zgody pracownika?Czy zaświadczenie o zarobkach wymaga zgody pracownika?

Od dnia 25 maja 2018 r. spółki z o.o. są zobowiązane do stosowania Rodo. Wydawanie pracownikom na ich prośbę zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach nie wymaga uzyskiwania od nich dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w tych dokumentach.

Otóż, przetwarzanie danych osobowych pracowników dokonywane jest zgodnie z prawem, jeśli  jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy jako administratorze. A także w celu realizacji umowy o pracę lub gdy pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie. Wraz z nawiązaniem stosunku pracy powstają określone prawa i obowiązki pracodawcy, których realizacja wiąże się z koniecznością przetwarzania danych pracownika. Wymóg wydania przez spółkę jako pracodawcę zaświadczenia o zarobkach czy zatrudnieniu wynika z przepisów prawa pracy i stanowi obowiązek prawny ciążący na pracodawcy. Wobec powyższego nie jest wymagana zgoda pracownika na wystawienie przez pracodawcę zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu.

 

Dane pracownika na zaświadczeniu o zarobkach

Poza przypadkami kiedy do dyspozycji mamy wzór zaświadczenia uregulowany przepisami, np. ZUS Rp-7, ustawodawca w przepisach prawa pracy nie reguluje zasad wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach. Do pracodawcy należy już zadanie określenia wzoru takiego zaświadczenia stosowanego w spółce. Musi on jednak mieć na uwadze, aby zakres danych pracownika był zgodny z zasadami ochrony danych osobowych i przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca bowiem może dysponować jedynie ściśle określonymi danymi osobowymi o pracowniku. Wybierając dane osobowe, które będą służyły oznaczeniu pracownika w zaświadczeniu, powinien wybrać jedynie te dane, które pozwolą na identyfikację pracownika w sposób nie budzący wątpliwości. Zazwyczaj będą to: imiona, nazwiska, adres zamieszkania, seria i numeru dowodu osobistego albo numeru pesel pracownika.

 

Zaświadczenie nie wymaga zgody pracownika zgodnie z Rodo

Reasumując powyższe, odpowiedź na tytułowe pytanie brzmi: NIE. Wystawianie przez spółkę jako pracodawcę zaświadczeń o zarobkach nie wymaga wyrażania dodatkowych zgód na przetwarzanie danych osobowych w tym celu. Przynajmniej takie jest moje stanowisko w tej sprawie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1c Rodo

O czym musicie pamiętać?

Jeśli zaświadczenie podpisuje osoba spoza zarządu, to powinna mieć upoważnienie do podpisywania takich zaświadczeń. Ponadto powinna mieć także upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie. Zazwyczaj zaświadczenia wystawia pracownik działu kadr i płac, więc zakładam, że takie upoważnienia z racji wykonywanej pracy już ma. Oczywiście takie zaświadczenie spółka wydaje bezpośrednio pracownikowi, który o nie wnioskował. Przekazanie zaświadczenia na prośbę pracownika bezpośrednio np. bankowi, wymagałoby już wyraźnej zgody pracownika.

 

*****

Zapraszam do zapoznania się z poprzednimi wpisami:

Kontrola Rodo w spółce z o.o. 

Członek zarządu spółki inspektorem ochrony danych

Rodo w spółce z o.o.

Czy zarząd spółki jest administratorem danych?

 

Warto również zapoznać się z poradnikiem dla pracodawców na stronie UODO

 

Zapraszam również do śledzenia wpisów na blogu Zarząd w spółce z o.o.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem aneta.kulakowska@ak-kancelaria.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: