Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych...
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Kontrola RODO w spółce z o.o.

Aneta Kułakowska03 października 2018Komentarze (0)

O kontroli Rodo w spółce z o.o. raczej nikt nie chce słuchać. Moim celem nie jest straszenie czy przypominanie o wielomilionowych karach. W świetle informacji o fałszywych kontrolerach, warto znać podstawowe zasady kontroli.

 

Kontrola RODO w spółce z o.o.

Kontrola RODO w spółce z o.o.

Tym razem nie Rodo, a Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych uregulowała kwestię przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

Do przeprowadzenia kontroli w spółce z o.o. uprawnieni są pracownicy Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Poza pracownikami kontrolę może również przeprowadzić członek lub pracownik organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, ale to będą rzadkie przypadki, więc na nich nie będziemy się skupiać.

Kontrolę przeprowadza upoważniony pracownik UODO na podstawie imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej. Imienne upoważnienie zawiera wskazanie podstawy prawnej kontroli, oznaczenie organu, imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego oraz numer legitymacji służbowej. Ponadto w takim upoważnieniu należy określić zakres kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia kontroli oraz podpis Prezesa UODO. Dodatkowo znaleźć się w nim musi pouczenie oraz data i miejsce jego wystawienia.

Termin i zakres kontroli

Jak już wspomniałam, w upoważnieniu określa się datę rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia kontroli Kontrola może się odbyć zarówno na podstawie wcześniejszej zapowiedzi, jak również niejako z zaskoczenia. Co do zasady kontrola odbywa się w obecności osoby upoważnionej do reprezentacji spółki, ewentualnie innej osoby upoważnionej do reprezentowania w trakcie kontroli.

Kontrola Rodo nie może trwać dłużej niż 30 dni od podjęcia pierwszych czynności kontrolnych. Terminem zakończenia kontroli jest dzień podpisania protokołu przez kontrolowaną spółkę, albo dzień dokonania wzmianki w przypadku odmowy jego podpisania.

Kontrolerzy posiadają bardzo szerokie uprawnienia. Kontrolujący ma prawo wstępu do budynku i pomieszczeń spółki w godz. 6.00-22.00. Ma prawo wglądu do dokumentacji, a także do przeprowadzenia oględzin. Ponadto kontrolujący ma prawo żądać wyjaśnień i przesłuchiwać. Wszystko powyższe może wykonywać, pod warunkiem, że ma bezpośredni związek z zakresem kontroli.

Obowiązki spółki podczas kontroli

Na kontrolowanej spółce z o.o., a właściwie jej zarządzie czy osobie upoważnionej spoczywają szczególne obowiązki związane z odbywającą się kontrolą. Zarząd jest zobowiązany umożliwić przeprowadzenie kontroli. Zobowiązany jest także do sporządzania we własnym zakresie kopii lub wydruków dokumentów oraz informacji zgromadzonych na nośnikach, w urządzeniach lub w systemach oraz dokonywanie potwierdzenia za zgodność z oryginałem sporządzonych kopii lub wydruków. Utrudnianie czy udaremnienie kontroli może wiązać się z wezwaniem Policji celem udzielenia pomocy przy czynnościach kontrolnych, a w rezultacie z odpowiedzialnością karną.

Zakończenie kontroli

Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu przez kontrolującego. Protokół kontroli zawiera: wskazanie spółki, adresu, imię i nazwisko osoby reprezentującej spółkę; imię, nazwisko, stanowisko służbowe i numer legitymacji kontrolującego; data rozpoczęcia i zakończenia kontroli; opis stanu faktycznego ustalonego w trakcie kontroli; lista załączników, omówienie poprawek, pouczenie oraz datę i miejsce podpisania protokołu przez kontrolującego i kontrolowaną spółkę. Protokół kontroli sporządza się w postaci elektronicznej albo papierowej w dwóch egzemplarzach.

Po otrzymaniu protokołu, Spółka w terminie 7 dni od otrzymania protokołu podpisuje go albo składa pisemne zastrzeżenia. Nieprzekazanie kontrolującemu podpisanego protokołu w terminie uznaje się za odmowę jego podpisania.

Spółka z o.o. może zgłosić do protokołu zastrzeżenia. Dotyczyć one mogą stanu faktycznego ustalonego w toku kontroli, ewentualnego naruszenia procedur kontrolnych, jak i braków formalnych samego protokołu. W przypadku złożenia zastrzeżeń kontrolujący może podjąć dodatkowe czynności kontrolne. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń zmienia lub uzupełnia część protokołu aneksem. A w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, przekazuje informacje spółce wraz z uzasadnieniem.

Jeżeli kontrola spółki wykazała, iż mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych,  Prezes UODO obowiązany jest do wszczęcia wobec spółki postępowania.

 

Podstawowe zasady kontroli Rodo w spółce z o.o. mamy za sobą. Zapraszam do komentowania i śledzenia kolejnych wpisów.

*****

Zapraszam do zapoznania się z poprzednimi wpisami:

Członek zarządu spółki inspektorem ochrony danych

Rodo w spółce z o.o.

Czy zarząd spółki jest administratorem danych?

 

Warto również przeczytać na stronie UODO:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ostrzega przed fałszywymi kontrolerami

Zapraszam również do śledzenia wpisów na blogu Zarząd w spółce z o.o.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem aneta.kulakowska@ak-kancelaria.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: