Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych...
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Obowiązek informacyjny wobec wspólników

Aneta Kułakowska25 października 2018Komentarze (0)

Tematów na kolejne wpisy na bloga mam spokojnie na kilka najbliższych miesięcy. Pojawiające się zewsząd pytania sprawiają, że lista tematów rośnie z dnia na dzień. Dzisiaj o obowiązku informacyjnym wobec wspólników spółki z o.o. Pytacie o to czy w ogóle taki obowiązek informacyjny wobec wspólników wykonać. Powiedziałabym, że to zależy od ról jakie pełni w spółce. Na pewno jeśli jest jedynie wspólnikiem i osobą fizyczną to obowiązek informacyjny powinien być spełniony.

Właściwie należałoby zacząć od tego, że spółka z o.o. jest administratorem danych osobowych również wobec wspólników tej spółki. A to oznacza, że przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących wspólnikami również podlega Rodo. Wobec tego naturalnym wydaje się również, iż wobec takich wspólników powinniśmy spełnić obowiązek informacyjny.

 

Obowiązek informacyjny wobec wspólników 

Takie spełnienie obowiązku informacyjnego wobec wspólników służy przede wszystkim poinformowaniu wspólnika o przetwarzaniu jego danych osobowych, zakresie, celu i osobie administratora danych. A także o osobie inspektora ochrony danych, jeśli został powołany czy okresie przechowywania. Jakie dokładnie dane należy wspólnikowi w klauzuli informacyjnej przekazać zawarte są w Rodo. W przypadku danych osobowych zbieranych bezpośrednio od wspólnika zakres obowiązków uregulowany został w art. 13 Rodo. Z kolei w przypadku pozyskania danych z innego źródła, treść obowiązku informacyjnego określa art. 14 Rodo.

W przypadku wspólników, przetwarzanymi przez spółkę jako administratora danymi są dane niezbędne do wykonywania wszelkich czynności wynikających ze stosunku spółki. Chodzi tu o dane ujawniane w księdze udziałów, wykorzystywane do zwoływania zgromadzeń wspólników czy wpisu w KRS. A także dane wymagane do spełnienia obowiązków podatkowych w przypadku wypłaty dywidendy. Mamy więc do czynienia z imionami, nazwiskami, adresem zamieszkania czy do doręczeń, numerem pesel. A także adresem e-mail i telefonem, jeśli taki sposób kontaktu został w spółce określony. Oczywiście zakres tych danych będzie się różnił w zależności od roli jaką wspólnik pełni w spółce. Wspólnik przecież może być jednocześnie członkiem zarządu, prokurentem, współpracownikiem czy pracownikiem spółki. O obowiązku informacyjnym wobec zarządu już pisałam na blogu w poście Obowiązek informacyjny wobec członków zarządu spółki z o.o. O kolejnych przypadkach napiszę już niebawem.

 

Cel i podstawa przetwarzania danych wspólnika

Spółka z o.o. jak każdy inny administrator wykonując obowiązek informacyjny wobec wspólników musi wskazać cel przetwarzania danych osobowych i jego podstawę prawną. W przypadku wspólników takim celem przetwarzania danych wspólnika będzie zapewnienie możliwości wykonywania praw udziałowych i egzekwowania obowiązków wynikających z posiadania praw do udziałów. Z kolei podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. c Rodo – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. A obowiązkiem prawnym ciążącym na spółce jako administratorze będą chociażby przepisy k.s.h., ustawy o KRS, umowa spółki z o.o. czy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z założenia działania spółki z o.o. można przyjąć, iż dane zostały pozyskane bezpośrednio od wspólnika. Jeśli jednak nie, to w klauzuli informacyjnej należy wskazać źródło pozyskania danych.


Okres przetwarzania danych osobowych

W przypadku wspólników spółki z o.o. należałoby wskazać, iż dane będą przetwarzane przez okres posiadania statusu wspólnika. Z kolei po jego utracie, dane osobowe będą przetwarzane  do czasu przedawnienia roszczeń. Dotyczy to zarówno roszczeń przysługujących spółce wobec wspólnika, jak i odwrotnie. W zdecydowanej większości będą to prawdopodobnie roszczenia, do których stosuje się trzyletni termin przedawnienia.

 

Wykonanie obowiązku informacyjnego

Obowiązek informacyjny wobec wspólnika wykonujemy co do zasady w momencie pozyskiwania danych osobowych. Jeśli dane pozyskujemy z innego źródła to obowiązek wykonujemy w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych, czyli najpóźniej w ciągu miesiąca.  Najczęściej obowiązek będziemy wykonywać podczas pierwszego kontaktu ze wspólnikiem. Jeśli posiadamy adres mailowy wspólnika wskazany do kontaktu to obowiązek możemy spełnić wysyłając maila. Kolejną okazją do wykonania obowiązku może być zwołanie zgromadzenia wspólników. Ważne, aby spółka była w stanie wykazać wykonanie obowiązku informacyjnego wobec wspólnika.

 

 

*****

Zapraszam do zapoznania się z poprzednimi wpisami:

Kontrola Rodo w spółce z o.o. 

Członek zarządu spółki inspektorem ochrony danych

Rodo w spółce z o.o.

Czy zarząd spółki jest administratorem danych?

 

Zapraszam również do śledzenia wpisów na blogu Zarząd w spółce z o.o.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem aneta.kulakowska@ak-kancelaria.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: