Aneta Kułakowska

radca prawny

Moja praca koncentruje się wokół doradztwa spółkom kapitałowym w bieżącej działalności oraz przedsiębiorcom prowadzącym działalność również w innych formach prawnych...
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Termin spełnienia obowiązku informacyjnego

Aneta Kułakowska03 listopada 2018Komentarze (0)

O zakresie obowiązku informacyjnego pisałam w ostatnim poście. Warto jednak wspomnieć o terminie spełnienia obowiązku informacyjnego. Obowiązek informacyjny bowiem staje się wymagalny w momencie pozyskiwania danych osobowych. A to oznacza, że spółka z o.o. jako administrator powinna go spełnić w momencie rozpoczęcia przetwarzania danych.

Termin spełnienia obowiązku informacyjnego Termin spełnienia obowiązku informacyjnego

Tak jak już wspomniałam, obowiązek informacyjny aktualizuje się w momencie rozpoczęcia przetwarzania danych osobowych. I to niezależnie od tego, czy dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od osoby której dane spółka przetwarza czy zostały pozyskane z innego źródła. Takim źródłem może być inna osoba, firma, a także informacje ze źródeł ogólnodostępnych.

Dla samego obowiązku informacyjnego nie ma znaczenia, na jakiej podstawie prawnej spółka przetwarza dane osobowe. Zatem to czy spółka jako administrator przetwarza dane na podstawie zgody, w celu realizacji umowy czy na podstawie obowiązku wynikającego z przepisów prawa, co do zasady zobowiązana jest spełnić obowiązek informacyjny.

Obowiązek informacyjny w przypadku danych pozyskanych bezpośrednio art. 13 Rodo

Pisałam powyżej o tym, że zakres obowiązku informacyjnego różni się od tego czy dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą czy pośrednio, czyli z innego źródła. W przypadku gdy dane zostały pozyskane bezpośrednio, obowiązek informacyjny spełniacie podczas ich pozyskiwania. Zazwyczaj spółka jako administrator ma bezpośredni kontakt z tą osobą. Wszystko zależy od tego, jakim kanałem dane będziecie pozyskiwać i jakie będą możliwości techniczne i organizacyjne realizacji tego obowiązku. Obowiązek zatem będziecie realizować w momencie pozyskiwania danych w całości lub tylko w części, w zakresie informacji kluczowych, a pozostałe informacje będziecie mogli przekazać w drugiej warstwie obowiązku informacyjnego, np. w odesłaniu zawartym w warstwie pierwszej lub innym kanałem kontaktowym z osobą, której dane dotyczą, niż warstwa pierwsza. Taka sytuacja będzie miała miejsce kiedy otrzymacie maila z zapytaniem o ofertę spółki. Wówczas w odpowiedzi przesyłacie również podstawowe informacje o spółce jako administratorze, a w pozostałym zakresie odsyłacie poprzez umieszczenie linka do polityki prywatności.

Możecie mieć jednak taką sytuacją, że dane osobowe pozyskaliście bezpośrednio od osoby, ale nie macie bezpośredniego kontaktu umożliwiającego spełnienie obowiązku informacyjnego w momencie pozyskiwania danych. Wówczas dobrym rozwiązaniem jest umieszczenie obowiązku informacyjnego w miejscach, w których spółka jako administrator umieszcza swoje dane kontaktowe, np. na stronie internetowej, pod danymi kontaktowymi spółki czy formularzem kontaktowym. Taka sytuacja też sprawia, iż obowiązuje Was termin na spełnienie obowiązku informacyjnego dotyczący pozyskiwania danych pośrednio. A to oznacza, że spełniacie obowiązek informacyjny w najszybszym możliwym terminie.

Obowiązek informacyjny w przypadku danych pozyskanych pośrednio art. 14 Rodo

Z kolei w przypadku, gdy pozyskaliście dane z innych źródeł niż od osoby, której dane dotyczą, obowiązek informacyjny spełniacie w rozsądnym terminie, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od ich pozyskania. Jeżeli jednak pozyskane dane będą przez Was stosowane do komunikacji z osobą, której dotyczą, obowiązek informacyjny spełniacie nie później niż przy pierwszym kontakcie. A jeżeli dane będziecie ujawniać innym odbiorcom, obowiązek informacyjny spełniacie najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu.

Pamiętajcie jednak, iż przypadku zmiany lub dodania celów przetwarzania, spełniacie obowiązek informacyjny przed rozpoczęciem przetwarzania w nowych celach. Jeżeli spółka zmieni cel przetwarzania danych osobowych lub rozpoczyna ich przetwarzanie w innych niż pierwotne celach, jest obowiązana ponownie spełnić obowiązek informacyjny w zakresie informacji, które się zmieniły.

 

*****

Zapraszam do zapoznania się z poprzednimi wpisami:

Kontrola Rodo w spółce z o.o. 

Członek zarządu spółki inspektorem ochrony danych

Rodo w spółce z o.o.

Czy zarząd spółki jest administratorem danych?

 

Zapraszam również do śledzenia wpisów na blogu Zarząd w spółce z o.o.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest AK & AK Kancelaria Prawna Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem aneta.kulakowska@ak-kancelaria.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: